Tara Cara Mengarsipkan Surat

Cara Mengarsip Dokumen

Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis yaitu dengan memakai

1)   Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sitem penyimpanan arsip dengan memakai metode, penyusunan menurut abjad

2)  Sistem Perihal (Pokok isi surat)

Sistem Perihal adalah cara menyimpan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu diperhatikan dalam perihal surat adalah :

·        Daftar indeks

·        Perlengkapan menyimpan surat

·        Pemberian kode surat

·        Penyimpanan surat

3)  Sistem Nomor

Didalam sistem nomor ada 4 macam :

·        Sistem nomor menurut dewes (sistem desimal)

·        Sistem nomor menurut terminat digit

·        Sistem menurut middle digit

·        Sistem menurut soundex

4)  Sistem Geografis/Wilayah

Sistem Geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian daerah atau wilayah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat atau penyimpanan berdasarkan geografis / wilayah kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim

5)  Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk) dan  tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)